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Procurement: 5 consigli su come risparmiare tempo e risorse

Ottimizzare i costi aziendali è possibile. Sì ma come?

È risaputo ormai: da tempo la mancanza dei giusti sistemi per monitorare e tenere sotto controllo costi e consumi nel mondo dell’approvvigionamento è fonte di frustrazione. Niente è perso però , perché una soluzione c’è e risiede nel saper come risparmiare nel Procurement.

Come?

Probabilmente disponendo di una piattaforma tecnologica che sia in grado di monitorare le performance e la qualità dei fornitori.

Di criticità ce ne sono molte, ed oggi è possibile individuale, prevenirle e sistemarle.

Trovare un modo per ridurre i costi e aumentare la redditività delle aziende sul portfolio clienti è un elemento di estremo interesse oltre che delicato.

Proprio per questo motivo molte società si appoggiano al Procurement per raggiungere i propri obiettivi e poter aspirare al risparmio.

Sicuramente per massimizzare i risparmi è necessaria stabilire e portare avanti regole diligenti, una corretta misurazione e un allineamento in equilibrio tra le diverse funzioni di reparto e tra i reparti aziendali.

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Scegliere ed essere consapevole di fare la cosa giusta: come risparmiare nel procurement?

Un buon sistema di procurement e la giusta equazione dei risparmi si determinano sempre dopo la firma di un contratto.

Per far sì che queste parti coincidano, possiamo seguire 3 consigli:

  • Calcolare correttamente i risparmi annuali e elaborare i giusti business case per far centro nella fidelizzazione
  • Il contratto di fornitura deve essere applicato adeguatamente e tutte le Business Unit devono essere allineate alla strategia e all’operatività aziendale
  • Deve esistere all’interno dell’azienda una figura professionale di riferimento che sappia misurare e gestire la conformità del venditore, del prodotto e dei prezzi

In qualità di professionista del Procurement sarai sicuramente costantemente alla ricerca di nuove modalità per ridurre i costi aziendali.

Ma quali suggerimenti seguire?

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5 consigli per risparmiare nel Procurement

1. Fatti supportare da un tool di eProcurement

Software o non software per la tua azienda? Per chi ancora non ha adottato questa soluzione, è arrivato il momento di farlo. La maggior parte dei consigli per risparmiare sui costi si concentrano su processi e misure difficilmente implementabili senza un software di eProcurement. L’obiettivo del tool è quello di gestire e ottimizzare le gare e la governance degli asset ICT aziendali, portando valore in azienda in quanto prodotto totalmente gestito

2. Ordina ed elimina le spese in eccesso

Tra le maggiori sfide che un procurement si trova ad affrontare, c’è il conflitto con le spese irregolari e in eccesso, ovvero quella tipologia di acquisti che non sono stati approvati internamente dal team di approvvigionamento o dal responsabile della gestione budget.

Per eliminarle e tenerle sotto controllo è necessario iniziare da un’analisi approfondita al fine di identificare i veri motivi per cui i dipendenti spendono senza approvazione. Ciò può aiutare a stilare un piano dettagliato per fronteggiare rischi e problemi.

Una soluzione potrebbe risiedere nella scelta di un sistema Purchase to Pay (P2P) che può essere in grado di creare strutture di approvazione, flussi di lavoro e di assegnare autorizzazioni agli utenti per garantire che le richieste di acquisto

3. Indici aste con i fornitori

Mediamente accade che venga chiesto ai fornitori lo sconto quando si acquista un prodotto o un servizio. Ma questo modus operandi ti consente di toccare il 5-10% di sconto senza aver in cambio garanzia di affidabilità e qualità. Per questo un software di eProcurement aiuta a gestire al meglio aste elettroniche alle quali poter invitare i fornitori, creando un ambiente di offerte competitive in tempo reale ottenendo anche il miglior prezzo sul mercato

4. Mai perdersi il rinnovo dei contratti

I rinnovi automatici dei contratti possono essere una fatica.

Perché non gestire il Contract Management per avere una visione completa ed aggiornata di tutte le scadenze contrattuali? Questa professione riduce il rischio di rollover del contratto e favorisce la rinegoziazione dei prezzi di fornitura o la rotazione dei fornitori che non soddisfano pienamente i bisogni dell’ufficio acquisti.

5. Coltiva la relazione con i fornitori

Una scelta strategica potremmo dire, in quanto una cattiva relazione con il fornitore potrebbe minare la reputazione aziendale e far sballare gli ordini con consegne fuori tempo. Diversamente, i vantaggi sono molti, primo tra tutti l’allineamento corretto dei obiettivi di entrambe le parti, aumentare la probabilità di risparmi sui costi dalla catena di fornitura e consentire di negoziare termini contrattuali migliori. Con una soluzione completa di gestione delle relazioni con i fornitori, puoi segmentare strategicamente i tuoi fornitori in livelli in base alla loro importanza per le tue operazioni aziendali.

A questo scenario ci pensa Babel, il tool di ICT Procurement che genera oltre il 30% in saving economico e upgrade tecnologico.

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