Lo stato attuale dell’approvvigionamento non promette bene e la figura del Digital Procurement è effettivamente in crisi.
Le continue interruzioni delle catene di approvvigionamento degli ultimi due anni hanno messo in condizioni instabili le figure del Procurement e i CPO (Chief Procurement Officer), i quali hanno avuto poco tempo per adattarsi al nuovo stato di dubbio e di disequilibrio.
I team di approvvigionamento devono affrontare rischi su più fronti e una soluzione tecnologica all’avanguardia è indispensabile per velocizzare e ottimizzare i processi aziendali e limitare i Risk Operations.
A sostenere questa ipotesi è Gartner nel suo recente rapporto “Shockproof Supply Chain for the New Age of Disruption”: si analizza l’approccio e il pensiero dei Manager che affrontano quotidianamente problemi e sfide nei processi e nelle operazioni aziendali, a discapito di un’attenta pianificazione e predisposizione di piani di Risk Management.
Non solo Risk Management, il Digital procurement verso la resilienza
Nonostante questo scenario appena descritto, le aziende devono comunque cogliere le opportunità del mercato se l’obiettivo futuro è creare valore in un scenario non così tanto roseo.
Essere resilienti, quindi, potrebbe essere la chiave del successo.
Ma cosa intende un Digital Procurement per resilienza?
“Capacità di adattamento, sapersi riprendere e adattare alla situazione attuale, assorbire impatti negativi e saperli evitare e prevenire per evitare interruzioni della catena della Supply Chain” interpreta Giulia Ruggi, CMO di Babel Suite
Ma come si garantisce una buona resilienza? La soluzione sta nel mitigare i rischi che inevitabilmente potrebbero insorgere e creare impatti negativi sui processi di approvvigionamento e la figura del Digital Procurement si trova costretto a dover lavorare a stretto contatto con tutti gli attori della catena.
Deve effettuare un cambio forma mentis, per pensare e agire come un leader e guidare i processi aziendali verso il cambiamento in un’ottica di miglioramento nella gestione dei costi e delle operazioni.
Quali sono i principali rischi affrontati dal Procurement Digitale?
– Costi e spese
Sembra una banalità ma non lo è così del tutto. Le spese eccessive, e talvolta anche ingiustificate, sono dietro l’angolo. Una scarsa visibilità delle spese sostenute da ciascun dipendente può condurre a una serie di rischi per l’organizzazione, come ad esempio acquisti non autorizzati, spese aggiuntive e perdita di tempo prezioso. Inoltre, sarà impossibile collegare i budget al comportamento di acquisto effettivo, il che si tradurrà in un audit trail inadeguato con la conseguente esposizione a gravi rischi finanziari.
– Gestione disorganizzata dei fornitori
Un sistema di gestione dei fornitori disorganizzato che coinvolge estesi documenti burocratici e processi manuali può rivelarsi un rischio significativo per l’intera organizzazione. Questo tipo di processo si rivela inefficiente a causa delle funzionalità limitate e impedisce alle aziende di prendere le decisioni giuste durante la scelta dei fornitori.
– Elaborazione manuale
Le procedure manuali di elaborazione e approvazione rallentano il ciclo di approvvigionamento, causando sanzioni per ritardi di pagamento e perdita di documento. Ma non solo, mettono in pericolo le relazioni con i fornitori. Qualsiasi sistema che si basa sull’inserimento di dati umani e cartacei è soggetto a errori: la risoluzione del problema comporta costi di risoluzione della fatturazione più elevati e una minore produttività dei dipendenti. Errori, che soprattutto nel caso delle Telco, si concretizzano in errori di fattuazione in bolletta.
– Analisi dei bisogni inadeguati.
Durante un processo di approvvigionamento di prodotti o servizi i rischi sono evidenti: esagerazione o sottovalutazione della necessità, tempistiche non realistiche, vincoli di bilancio e requisiti mal concepiti. Oltre a generare spreco di tempo e denaro questi comportano un effetto a catena: previsioni e budget errati sin dall’inizio possono portare a una serie di decisioni sbagliate lungo la strada.
Ad ogni problema, c’è sempre una soluzione
Se è vero che un problema è sempre risolvibile, è giusto pensare che i rischi connessi alle operazioni di approvvigionamento possono essere mitigati grazie alle tecnologie.
Quali? E come?
– Con un’analisi attenta della spesa
Gli strumenti di approvvigionamento digitale consentono di monitorare e analizzare i dati delle transazioni per ogni acquisto ed esaminare i modelli di utilizzo. I dati mettono a disposizione informazioni utili su come migliorare e adattare la strategia di approvvigionamento dell’azienda.
– Con la gestione semplificata dei fornitori
I software di approvvigionamento digitale semplificano la valutazione e l’amministrazione dei fornitori, assegnando responsabilità per ogni elemento del processo di approvvigionamento. Si riduce così il rischio della catena di approvvigionamento.
– Grazie alla documentazione automatizzata e digitalizzata
La gestione digitalizzata dei documenti consente di raccogliere, organizzare e archiviare i dati in modo sistematico. Gli inserimenti sono automatizzati e gli errori sono meno e i dati meno imprecisi. Digitalizzando il processo, si evita anche un’eccessiva produzione di carta e costi di stampa.
– Interfaccia user friendly
Un’interfaccia user friendly consente agli utenti di tenere traccia del proprio percorso d’acquisto in piattaforma. Ma non solo, perché se è stata strutturata anche secondo un layout grafico ben stabilito e accattivante, gli utenti sono maggiormente invogliati a districarsi nel silos quasi caotico dei dati.
Scegliere una soluzione automatizzata, può aiutare a districarti nel marasma delle analisi, dati e statistiche ed evitare di cadere nella trappola di costi in bolletta indesiderati.
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